Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad pytaniem, jak usprawnić działanie firmy oraz poprawić efektywność pracowników. Źle podjęte decyzje mogą wpłynąć nie tylko na efekty finansowe, ale również działalność całej organizacji. Poza tym stres i presja podczas szukania trafnych rozwiązań mogą negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie wszystkich sektorów przedsiębiorstwa. Dlatego coraz częściej kładzie się nacisk na procesy związane z podejmowaniem efektywnych decyzji. Bardzo pomocna przy tym jest facylitacja.
Proces ułatwiający komunikację
Burza mózgów to bardzo popularna metoda rozwiązywania problemów w naszych czasach. Nie zawsze jednak przynosi dobre rezultaty, ponieważ każdy uczestnik dyskusji ma inny temperament i doświadczenie. Poza tym poszczególne osoby w zespole pełnią różne funkcje i odmiennymi drogami dążą do osiągnięcia celu. Trzeba przyznać, że różnorodność stanowisk, poglądów i opinii może pomóc wypracować ciekawe rozwiązania. Jednak przy braku osoby, która poprowadzi debatę w odpowiednim kierunku, cały proces może się łatwo wymknąć spod kontroli. W takiej sytuacji pojawią się z pewnością nowe problemy. Facylitacja należy do procesu, którego celem jest ułatwienie komunikacji w grupie. Czuwa nad tym facylitator. Nie jest on jednak trenerem ani dyskusyjnym moderatorem. Czym się zatem zajmuje?
Cele, do których dąży facylitator
Facylitator, to osoba, która wspiera grupę opracowującą nowe koncepcje i rozwiązania. Chociaż może być obecny podczas spotkań biznesowych, to nie jest aktywnym uczestnikiem. Nie wypowiada się na tematy związane z omawianymi zagadnieniami. Nie przedstawia też własnych rozwiązań. Do jego zadań należy kierowanie pracą zespołu, który zajmuje się konkretnym problemem. Facylitator nie podaje gotowych rozwiązań. Raczej prowadzi całą grupę w kierunku wypracowania najlepszych efektów. Poza tym dba o właściwą komunikację między stronami, by była jak najbardziej efektywna. Dzięki zastosowaniu dobrze opanowanych technik pobudza kreatywność każdego członka grupy. Facylitator pomaga również tworzyć nowatorskie rozwiązania oraz usprawniać te, które funkcjonują w przedsiębiorstwie.
Jakie cechy powinien posiadać facylitator?
Wiele osób zastanawia się, czy facylitator musi znać się na rzeczy tak dobrze, jak uczestnicy dyskusji. Okazuje się, że nie. Nie jest on bowiem uczestnikiem całego procesu, a jedynie obserwatorem. Dlatego też w odróżnieniu od trenera, nie musi mieć specjalistycznej wiedzy w danej dziedzinie. Powinien jednak posiadać pewne ważne cechy, takie jak cierpliwość, elastyczność i zaangażowanie. Poza tym musi być odporny psychicznie. Idealny facylitator, to osoba, która budzi zaufanie innych i dąży do tego, by zrozumieć argumenty każdej osoby uczestniczącej w dyskusji. Doświadczony facylitator wie, jak reagować na sytuacje konfliktowe i w jaki sposób zażegnywać spory. Daje się zauważyć, że wiele osób, które podejmują się tego zadania, to psychologowie oraz ci, którzy mają wykształcenie związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi.
Pomoc w prowadzeniu merytorycznej dyskusji
Facylitator powinien być odporny na stres. Jest to bardzo istotne, gdyż wśród osób biorących udział w dyskusji mogą pojawić się silne emocje. Do sporów często dochodzi między przełożonymi a podwładnymi. Facylitator powinien wiedzieć, jak zapanować nad gęstniejącą atmosferą i zrobić wszystko, by rozmowa z powrotem weszła na grunt merytoryczny. W przeciwieństwie do mediatora facylitator nie dąży do sytuacji, w której każdy z uczestników będzie zadowolony z rozwiązania problemu. Ma raczej na celu takie poprowadzenie całego procesu, by to uczestnicy sami znaleźli najlepsze rozwiązanie.